Limiti della gestione manuale delle SDS | Every Software Solutions


Limiti di una gestione manuale


Limiti (e problemi) di una gestione artigianale delle SDS Ricevute





Un groviglio d'informazioni


I sistemi di gestione manuale delle Schede di Sicurezza, comprendono il tipico raccoglitore cartaceo, la singola stazione di lavoro del responsabile, e le soluzioni basate su dischi di rete.


Nei primi due casi si tratta di modelli di gestione prettamente cartacei, con tutte le implicazioni che questo comporta, sia in termini di lavoro da svolgere, precisione degli aggiornamenti, certezza del contenuto e limitata accessibilità delle informazioni.
Ma anche nel caso di cartelle condivise su dischi di rete, i problemi non mancano.


Troppe SDS


Per rendersene conto è sufficiente contare il numero di Schede di Sicurezza archiviate rispetto a quelle che ci si aspetterebbe di trovare.
Si tratta, solitamente, di un numero molto più alto, perchè nello stesso archivio si trovano sia le Schede di Sicurezza dei prodotti utilizzati, sia copie obsolete, che quindi potranno essere scambiate per quelle aggiornate e utilizzate erroneamente.



SDS non aggiornate


L'assenza di un sistema di gestione incide anche sulla qualità delle informazioni.
Anche ad una verifica superficiale, è facile scoprire che un gran numero di SDS ha una data di revisione precedente al 1° Dicembre 2010. Questo naturalmente non dovrebbe verificarsi perchè implica che non si dispone di una versione aggiornata (REACH compliant).
Purtroppo, ancora oggi, una buona parte dei fornitori si dimentica di fornire la Scheda di Sicurezza dei propri prodotti, o il relativo aggiornamento, quando questo viene realizzato.
Oppure, quando lo fa, utilizza sistemi di distribuzione che non verificano la ricezione da parte del destinatario, rischiando che il messaggio di posta venga scartato, finisca nella casella di Spam, ecc.


Onerosità delle ricerche


Una ricerca in una cartella può basarsi esclusivamente sul nome del file.
Questo implica che per qualsiasi necessità di consultazione, le SDS debbano essere aperte per verificare qualsiasi cosa.
E comporta, come conseguenza naturale, che le ricerche non vengano fatte, o si limitino allo stretto indispensabile.


Domande senza risposta





Per svolgere in modo proattivo il proprio compito, l'RSPP e l'HSE Manager devono poter rispondere in qualunque momento a domande come:



Quali sono le sostanze ad alta pericolosità che ancora utilizziamo?



Quali SDS hanno una data di revisione precedente ad un certo limite?



Quali contengono una certa frase H?



Quali sono le SDS di un certo fornitore?


Purtroppo, una soluzione basata su dischi di rete, non può rispondere a nessuna domanda di questo tipo.


Molteplici esigenze e relativi sistemi d'archiviazione


Quando si parla di SDS in generale, ci si riferisce a sostanze e prodotti non omogenei. In qualunque organizzazione, esistono SDS relative a:



Materie prime usate in produzione



Materiali ausiliari (prodotti per pulizia/manutenzione, sgrassanti, ecc.)



Campionature in mano all'R&D



Sostanze di base utilizzate dall'R&D per svolgere i propri compiti


Questo comporta, o la presenza di molteplici sistemi d'archiviazione, e dei relativi gestori. Oppure una crescita di complessità non indifferente se, nello stesso archivio di rete, confluiscono SDS relative a prodotti disomogenei.


Mancanza dello storico (SDS obsolete)


Le Schede di Sicurezza ricevute devono essere mantenute nel tempo, al fine di cautelarsi contro eventuali problemi che dovessero emergere in futuro.
Ma una gestione completamente manuale delle SDS rende problematica e costosa la realizzazione di un tale archivio, con le conseguenti implicazioni.







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