Il servizio di distribuzione | Every Software Solutions


Il servizio di distribuzione



La trasmissione multicanale
verso gli utilizzatori a valle






Guarda questo video: la soluzione in 2 minuti



Versione del video in inglese


Share/SDS Delivery
In quanti modi, cioè con quanti canali si possono trasmettere le Schede Dati di Sicurezza? Guarda questo video (2').



I canali di delivery






Tutti i canali utilizzati da Share/SDS Delivery rispettano le diverse esigenze dei destinatari e il requisito della tracciabilità:



Perchè tutti questi canali?



Perché in questo modo si ha la certezza di poter assegnare ad ogni destinatario il canale adatto a lui. Il Cefic lo ricorda con queste parole:
"
If the recipient has a preference, it is recommended that the recipient (DU/distributor) and the supplier discuss and agree about the SDS including the e-mail or postal address where the SDS should be sent".
Share/SDS Delivery ti permette sia di aderire a qualunque modalità di ricezione richiesta da un utilizzatore, sia di erogare il servizio senza alcuno sforzo, in totale automatismo.
A sua volta il Delivery Monitor ti consente di supervisionare, con una singola interfaccia, l'esito di ogni spedizione, qualunque sia il canale utilizzato.





Il canale giusto per ogni destinatario
Un'unica interfaccia per inviare le Schede Dati di Sicurezza con qualsiasi canale. Archiviando tutti gli invii e i Riscontri di Ricezione in un unico Repository, per dieci anni.



Il Tracking Link


Il Tracking Link è un sistema di delivery semplice ed efficiente.
Share/SDS Delivery genera automaticamente la email di notifica di consegna della SDS. L'email inviata contiene un link. Quando il destinatario la riceve, cliccando sul link accede alla Scheda Dati di Sicurezza e ne effettua il download.
Il servizio registra l'interazione con l'utilizzatore ("monitoring the down loading activities", come suggerisce il CEFIC) e quando l'operazione di download è completata ne archivia gli estremi e li mette a disposizione dell'azienda, che potrà utilizzarli in qualunque momento per dimostrare l'avvenuta consegna del documento al destinatario.



La Receipt Area


La Receipt Area fornisce un livello di servizio ulteriore rispetto alla trasmissione di ogni singola Scheda Dati di Sicurezza. Invece di tante email, una per SDS, il destinatario riceve una sola email con un link che lo porta alla pagina in cui trova tutte le SDS che deve ancora salvare nei propri sistemi (vedi immagine sotto). Cliccando su ogni SDS, il destinatario ne effettua il download nel proprio ambiente. La presenza o la mancanza della spunta verde lo guidano in questo compito, evidenziando le SDS che deve ancora scaricare.
Se, in caso di assenza o per distrazione, il destinatario ha dimenticato di scaricare una SDS, il servizio glielo notifica e la Receipt Area continua a riproporgli il download del documento.






Il Fax


Il Fax non è lo strumento più efficiente per trasmettere le SDS, ma è ancora richiesto da alcuni destinatari e per questo motivo viene reso disponibile dal servizio.
Fornisce un naturale riscontro di ricezione che viene abbinato all'invio e archiviato da Share/SDS Delivery per provare l'avvenuta consegna della Scheda Dati di Sicurezza.
Per l'erogazione del servizio Share/SDS Delivery si avvale di
Retarus, la società tedesca leader in Europa nei servizi di comunicazione e messaggistica.








La PEC


L'invio della Scheda Dati di Sicurezza tramite la PEC (Posta Elettronica Certificata) è possibile solo se sia il mittente che il destinatario utilizzano un indirizzo PEC ed è valida solo tra soggetti italiani.
La PEC viene utilizzata generalmente per scopi amministrativi, fiscali e rapporti con la P.A. Di conseguenza l'inoltro della SDS a un indirizzo PEC avviene su espressa richiesta del destinatario ed è preventivamente concordato con la sua funzione di riferimento.
Share/SDS Delivery semplifica la normale gestione della PEC, archiviando e abbinando la ricevuta legale di consegna della SDS con l'invio effettuato.
Per la gestione della Posta Elettronica Certificata Share/SDS Delivery utilizza i servizi Legalmail di
Infocert.








L'allegato con conferma di ricezione


L'allegato con conferma di ricezione è la modalità più simile a quella utilizzata normalmente.
Il servizio invia la Scheda Dati di Sicurezza al destinatario tramite una email con allegato e richiede, al termine del donwload, di confermare il ricevimento cliccando semplicemente su un link tracciante.
Il click dell'utilizzatore viene registrato per fornire la tracciatura della consegna.



Perché è necessario tracciare la ricezione






La fornitura della SDS agli utilizzatori a valle è un compito normato e un adempimento complesso. Il reg. REACH indica che la SDS deve essere fornita: "shall be provided". L'ECHA chiarisce che la frase deve essere interpretata come un compito da assolvere:



"A positive duty on the supplier to actually deliver the SDS"



A loro volta CEFIC, DUCC e FECC raccomandano:



"For enforcement and liability purposes companies
should keep track of the provision of the SDS"



"It is recommended to have a process of
active follow-up for bouncing e-mails"



Share/SDS Delivery, in piena compliance con le norme e con le raccomandazioni delle Agenzie europee, utilizza per la distribuzione delle Schede Dati di Sicurezza esclusivamente canali che ne tracciano la ricezione, perciò in grado di fornire la prova di avvenuta consegna al destinatario (proof of delivery).



Il Monitor di Share/SDS Delivery:
tutti i canali con un'unica interfaccia






Una sola interfaccia permette all'utente di Share/SDS Delivery di avere sotto controllo tutti gli invii effettuati e le relative ricezioni, indipendentemente dal canale di trasmissione.






Il servizio provvede anche all'emissione automatica dei solleciti, per tutti quei documenti non ancora ricevuti dai destinatari (trattino rosso al posto della spunta verde)



Meglio di una raccomandata AR
(ad un costo infinitamente più basso)






I documenti trasmessi con Share/SDS Delivery possono essere blindati contro quasiasi tipo di contraffazione. Nel testo della email si può inserire il Digest ottenuto con la funzione di hash (SHA256) del documento che si trasmette.
La funzione di hash è un calcolo effettuato su un input digitale di qualsiasi lunghezza, che produce una stringa (Digest) che rappresenta
l'impronta del messaggio.
La presenza di questa stringa permette di dimostrare, anche in sede
forense, che un dato file è proprio quello che corrisponde alla stringa stessa, e questo anche a distanza di tempo.
E’ infatti sufficiente ricalcolare il Digest del file con lo stesso algoritmo di hash per riottenere la stessa stringa, mentre se si modifica il documento originale anche di un solo bit, si ottiene un Digest completamente diverso.
Questo significa che è possibile non solo dimostrare che si è consegnato un documento (come quando s'invia una raccomandata AR) ma anche il suo contenuto (cosa non possibile con una raccomandata AR).



Gli algoritmi SHA sono pubblicati dal NIST (National Institute for Standard and Technology) e brevettati dal governo statunitense con licenza libera e sono alla base di numerose applicazioni e protocolli, incluso il Secure Socket Layer, la Firma Digitale e la PEC.



Clicca sulle immagini per ingrandirle










SDS inviate e relativi DDT


La gestione delle eccezioni


Il completamento dei dati